Rechtliches

Datenschutzerklärung

Stand: Juli 2026

1. Verantwortlicher

Verantwortlicher im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

Werkavilo
Erenay Karaduman
Von-Coels-Straße 110
52080 Aachen
E-Mail: info@werkavilo.de
Telefon: 0241 91385002

2. Hosting

Diese Website wird gehostet bei:

Hetzner Online GmbH
Industriestr. 25
91710 Gunzenhausen
Deutschland
Datenschutzerklärung: https://www.hetzner.com/de/rechtliches/datenschutz/

Beim Aufruf unserer Website werden durch den Hosting-Anbieter automatisch sogenannte Server-Log-Dateien erhoben und gespeichert. Dies umfasst: IP-Adresse des anfragenden Rechners, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, Name und URL der abgerufenen Datei, Website, von der aus der Zugriff erfolgte (Referrer-URL), verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem sowie der Name Ihres Internet-Zugangs-Providers. Diese Daten sind nicht bestimmten Personen zuordenbar, werden nicht mit anderen Datenquellen zusammengeführt und nach spätestens 7 Tagen gelöscht. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der technischen Bereitstellung der Website).

Mit Hetzner Online GmbH wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Hetzner verarbeitet Ihre Daten ausschließlich auf Servern innerhalb der Europäischen Union.

3. Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten

3.1 Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular kontaktieren, verarbeiten wir folgende Daten: Vor- und Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name Ihres Betriebs, Gewerk, Interesse sowie Ihre Nachricht. Das Formular wird technisch auf unserem eigenen Server (Hetzner) verarbeitet. Es werden keine Daten an Drittanbieter übermittelt. Die übermittelten Daten werden ausschließlich zur Bearbeitung Ihrer Anfrage verwendet und nach Abschluss der Kommunikation gelöscht, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragsanbahnung) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung durch Absenden des Formulars).

3.2 Kundenportal „Werkavilo Cockpit"

Für Kunden, mit denen ein Betreuungsvertrag besteht, stellen wir unter cockpit.werkavilo.de ein persönliches, passwortgeschütztes Kundenportal („Werkavilo Cockpit") bereit. Der Zugang ist ausschließlich registrierten Kunden mit gültigen Zugangsdaten vorbehalten; über diese öffentliche Website ist das Portal nur als Login-Link erreichbar.

Zur Bereitstellung des Portals verarbeiten wir die Zugangs- und Stammdaten des jeweiligen Kunden (z. B. Name, E-Mail-Adresse, verschlüsselt gespeichertes Passwort, Betrieb) sowie die im Rahmen unserer Leistungen für den Kunden generierten Anfragen einschließlich der darin enthaltenen Kontaktdaten und ihres jeweiligen Bearbeitungsstands. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit dem Kunden geschlossenen Vertrags).

Für die Anmeldung setzt das Portal ein technisch notwendiges Sitzungs-Cookie ein, das ausschließlich der Aufrechterhaltung Ihrer angemeldeten Sitzung dient. Rechtsgrundlage ist § 25 Abs. 2 TTDSG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (unbedingt erforderlich für den vom Nutzer ausdrücklich gewünschten Dienst); eine Einwilligung ist hierfür nicht erforderlich. Das Kundenportal wird ebenfalls bei der Hetzner Online GmbH auf Servern in Deutschland gehostet.

Soweit wir im Auftrag unserer Kunden personenbezogene Daten von deren Interessenten und Endkunden im Kundenportal verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO; datenschutzrechtlich verantwortlich für diese Daten ist der jeweilige Kunde.

3.3 Rechnungsstellung und Buchhaltung (Lexware Office)

Für die Erstellung von Rechnungen sowie für unsere Buchhaltung nutzen wir die Software „Lexware Office" der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG, Munzinger Straße 9, 79111 Freiburg. In diesem Rahmen verarbeiten wir die zur Abrechnung erforderlichen Daten unserer Kunden, insbesondere Name, Anschrift, Kontaktdaten, Steuernummer bzw. Umsatzsteuer-Identifikationsnummer sowie die Rechnungs- und Zahlungsdaten.

Die Daten werden in einem Rechenzentrum der Haufe-Lexware GmbH & Co. KG innerhalb Deutschlands verarbeitet. Mit dem Anbieter wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Erfüllung des mit dem Kunden geschlossenen Vertrags) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung unserer gesetzlichen Aufbewahrungs- und Nachweispflichten nach Steuer- und Handelsrecht, z. B. § 147 AO, § 257 HGB). Rechnungs- und Buchhaltungsunterlagen bewahren wir für die Dauer der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von bis zu zehn Jahren auf.

Weitere Informationen zum Datenschutz bei Lexware Office finden Sie unter: https://www.lexware.de/datenschutz/.

3.4 Telefonischer KI-Assistent

Wenn Sie uns telefonisch kontaktieren, nimmt ein automatisierter, KI-gestützter Sprachassistent Ihren Anruf entgegen. Darauf werden Sie zu Beginn des Gesprächs hingewiesen.

Art und Umfang der Verarbeitung: Ihre Spracheingaben werden während des Gesprächs in Echtzeit in Text umgewandelt und durch ein KI-Sprachmodell verarbeitet, um Ihnen zu antworten und Ihr Anliegen aufzunehmen. Das Gespräch wird in Textform protokolliert (Transkript). Eine Tonaufzeichnung des Gesprächs wird nicht gespeichert. Nach dem Gespräch wird eine Zusammenfassung mit den von Ihnen genannten Angaben (z. B. Name, Betrieb, Rückrufnummer, Anliegen) an unser Team übermittelt, damit wir uns bei Ihnen zurückmelden können.

Rechtsgrundlage: Die Verarbeitung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Anbahnung bzw. Durchführung eines Vertragsverhältnisses) sowie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten telefonischen Erreichbarkeit).

Speicherdauer: Gesprächstranskripte werden nach 30 Tagen automatisch gelöscht. Die Zusammenfassung Ihres Anliegens bewahren wir so lange auf, wie es für die Bearbeitung Ihrer Anfrage erforderlich ist.

Eingesetzte Dienstleister: Zur Bereitstellung des Assistenten setzen wir folgende Dienstleister ein:

Mit den Dienstleistern bestehen Verträge zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO. Soweit Anbieter in den USA sitzen, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage der EU-Standardvertragsklauseln bzw. des EU-U.S. Data Privacy Framework, sofern der Anbieter zertifiziert ist.

Wenn Sie nicht mit dem KI-Assistenten sprechen möchten, können Sie uns jederzeit per E-Mail an info@werkavilo.de kontaktieren.

4. Schriftarten (Fonts)

Diese Website verwendet die Schriftart „Inter". Die Schriftdateien sind auf unserem eigenen Server (Hetzner) lokal eingebunden. Es findet keine Verbindung zu externen Servern statt. Es werden durch die Schriftarten keine personenbezogenen Daten übertragen.

5. Cookies und Einwilligung

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Funktionen ohne Cookie-Einwilligung. Für die im Folgenden beschriebenen Analyse- und Marketing-Dienste (Google Analytics, Google Ads sowie Meta/Facebook) werden Cookies bzw. vergleichbare Technologien und Datenübermittlungen nur eingesetzt, wenn Sie zuvor über unser Einwilligungs-Banner ausdrücklich zugestimmt haben. Ohne Ihre Einwilligung werden keine Analyse- oder Marketing-Cookies gesetzt und keine Daten zu diesen Zwecken an Google oder Meta übertragen.

Ihre Entscheidung wird in Ihrem Browser (Local Storage) gespeichert. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder ändern. Klicken Sie dazu auf das Cookie-Symbol unten links auf der Website oder öffnen Sie hier die Cookie-Einstellungen.

5.1 Google Tag Manager

Zur Verwaltung der auf dieser Website eingesetzten Analyse- und Marketing-Dienste (Google Analytics, Google Ads) nutzen wir den Google Tag Manager der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Der Google Tag Manager selbst setzt keine Cookies und erfasst keine personenbezogenen Daten; er dient ausschließlich dazu, andere Dienste ("Tags") auszuspielen und deren Auslösung zu steuern. Über den Tag Manager wird sichergestellt, dass die nachfolgend beschriebenen Dienste erst nach Ihrer Einwilligung ausgelöst werden (Consent Mode). Ohne Ihre Einwilligung bleiben die entsprechenden Tags inaktiv.

5.2 Google Analytics

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics (GA4), einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Die Einbindung erfolgt über den Google Tag Manager. Google Analytics verwendet Cookies bzw. ähnliche Technologien, die eine Analyse der Benutzung unserer Website durch Sie ermöglichen (z. B. besuchte Seiten, Verweildauer, Herkunft der Zugriffe, verwendetes Gerät). Die IP-Adresse wird dabei vor der Speicherung anonymisiert (IP-Anonymisierung).

Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelten Daten werden von Google auf Servern verarbeitet, teilweise auch in den USA. Für die Datenübermittlung in die USA hat Google Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen. Google LLC ist zudem unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert.

Rechtsgrundlage für den Einsatz von Google Analytics ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen dieser Website widerrufen.

Weitere Informationen zum Umgang mit Nutzerdaten bei Google Analytics finden Sie in der Datenschutzerklärung von Google: https://policies.google.com/privacy. Google bietet zudem ein Browser-Add-on zur Deaktivierung von Google Analytics an: https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

5.3 Google Ads (Conversion-Tracking und Remarketing)

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Ads, einen Dienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland ("Google"). Google Ads setzt ein Cookie (unter anderem "_gcl_au"), um zu erkennen, ob Sie über eine unserer Anzeigen auf die Website gelangt sind und dort eine für uns relevante Handlung ausgeführt haben (z. B. Absenden eines Formulars oder Anruf über einen Telefon-Link). So können wir die Wirksamkeit unserer Anzeigen messen (Conversion-Tracking) und Ihnen gegebenenfalls passende Anzeigen erneut ausspielen (Remarketing). Die dabei erhobenen Daten sind für uns nicht persönlich zuordenbar.

Die Datenverarbeitung erfolgt teilweise auch in den USA. Für die Datenübermittlung in die USA hat Google Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen; Google LLC ist zudem unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen dieser Website widerrufen.

5.4 Facebook Pixel und Conversions API (Meta)

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Technologien der Meta Platforms Ireland Limited, 4 Grand Canal Square, Grand Canal Harbour, Dublin 2, Irland ("Meta"), um die Wirksamkeit unserer Werbeanzeigen (Facebook- und Instagram-Ads) zu messen und passende Zielgruppen zu bilden (sogenanntes Conversion-Tracking). Wir setzen dabei zwei sich ergänzende Verfahren ein:

a) den Facebook-Pixel, der in Ihrem Browser ein Cookie setzt und Ereignisse (z. B. Seitenaufruf, Absenden eines Formulars) an Meta übermittelt; und b) die Conversions API, bei der bestimmte Ereignisse zusätzlich server-seitig von unserem Server an Meta gesendet werden. Beide Wege verwenden dieselbe Ereignis-Kennung ("event_id"), damit Meta doppelte Ereignisse zusammenführt und nicht mehrfach zählt.

Bei der Conversions API werden übermittelte Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse, Telefonnummer, Name), soweit vorhanden, vor der Übertragung mit einem nicht umkehrbaren Verfahren verschlüsselt (SHA-256-Hash). Zusätzlich können technische Angaben wie IP-Adresse, Browser-Kennung ("User Agent") und Meta-Cookies (_fbp, _fbc) übermittelt werden, damit Meta das Ereignis dem richtigen Werbekontakt zuordnen kann. Meta kann diese Daten mit vorhandenen Nutzerprofilen verbinden und für eigene Werbezwecke entsprechend der Meta-Datenrichtlinie nutzen.

Die Datenverarbeitung erfolgt teilweise auch in den USA; Meta hat hierfür Standardvertragsklauseln der EU-Kommission abgeschlossen. Rechtsgrundlage für den Einsatz von Facebook-Pixel und Conversions API ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO i. V. m. § 25 Abs. 1 TTDSG. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über die Cookie-Einstellungen dieser Website widerrufen; danach werden keine weiteren Ereignisse an Meta übermittelt.

Weitere Informationen finden Sie in der Datenrichtlinie von Meta: https://www.facebook.com/privacy/policy/. Widersprechen können Sie der interessenbezogenen Werbung von Meta außerdem hier: https://www.facebook.com/ads/preferences.

6. Ihre Rechte als betroffene Person

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte gegenüber uns bezüglich Ihrer personenbezogenen Daten:

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@werkavilo.de

7. Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutz-Aufsichtsbehörde über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu beschweren. Zuständig für unser Unternehmen mit Sitz in Aachen (Nordrhein-Westfalen) ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit NRW (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2-4
40213 Düsseldorf
www.ldi.nrw.de

8. Datensicherheit

Wir setzen technische und organisatorische Sicherheitsmaßnahmen ein, um Ihre Daten gegen Manipulation, Verlust oder unberechtigten Zugriff zu schützen. Die Übertragung Ihrer Daten erfolgt verschlüsselt über HTTPS (TLS). Unser Hosting-Anbieter Hetzner Online GmbH betreibt die Server in zertifizierten Rechenzentren in Deutschland mit entsprechenden physischen und technischen Sicherheitsmaßnahmen.

9. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, damit sie stets den aktuellen rechtlichen Anforderungen entspricht oder um Änderungen unserer Leistungen umzusetzen. Für Ihren erneuten Besuch gilt dann die neue Datenschutzerklärung.